Så förbereder du bokslutet redan i oktober – checklista för dig med kalenderår

Varför oktober är rätt tidpunkt att börja

Många företagare väntar med bokslutsarbetet till dess att räkenskapsåret är slut, men då har man samtidigt tappat möjligheten att påverka årets resultat och skatteplanering. Om du börjar stämma av redan i oktober har du fortfarande november och december kvar att agera på – exempelvis genom att tidigarelägga inköp, göra avskrivningar medvetet eller se över periodiseringsfonder innan det är för sent.

Ett annat skäl är rent praktiskt: ju fler poster du redan har rett ut innan årsskiftet, desto mindre blir eftersläpningen i januari och februari, när du ändå har fullt upp med löpande bokföring, löner och kvartalsmoms. Att fördela bokslutsarbetet över flera månader istället för att klämma in allt på tre veckor i vintermörkret minskar risken för fel och gör processen betydligt mindre stressig.

Slutligen ger tidig förberedelse dig och din redovisningskonsult bättre tid att identifiera avvikelser medan de fortfarande är färska. Har en kundfaktura blivit fel bokförd i mars är det mycket enklare att reda ut det i oktober än att gräva fram underlag nio månader senare.

Oktober: städa reskontror och identifiera osäkra fordringar

Börja med kundreskontran. Gå igenom samtliga obetalda kundfakturor och sortera dem efter förfallodatum. Fakturor som är kraftigt försenade eller där kunden inte svarar bör flaggas som osäkra fordringar redan nu – då slipper du en klumpig nedskrivning i bokslutet och får en mer rättvisande bild av årets resultat löpande. Skicka påminnelser, överväg inkasso för de riktigt gamla posterna, och bokför eventuella kundförluster i takt med att de blir kända istället för att samla allt till december.

Gör samma genomgång på leverantörsreskontran. Stämmer de obetalda leverantörsskulderna i bokföringen mot de fakturor du faktiskt har liggande? Det är vanligt att dubbletter eller felregistrerade belopp smyger sig in under året, och dessa är mycket enklare att upptäcka och rätta till i oktober än när årsbokslutet redan är på gång.

Passa också på att stämma av eventuella interimsposter från tidigare perioder som fortfarande ligger kvar i balansräkningen utan att ha blivit upplösta. Gamla förutbetalda kostnader eller upplupna intäkter som glömts bort skapar onödigt brus i bokslutet om de inte städas undan i tid.

November: lagerinventering, kassa och anläggningsregister

Har företaget varulager är november ett bra tillfälle att göra en preliminär inventering, även om den formella lagerinventeringen ska ske per balansdagen 31 december. Genom att räkna igenom lagret redan nu kan du identifiera inkurans, föråldrade varor eller felaktiga lagervärden i god tid, och du hinner justera rutinerna för den slutgiltiga inventeringen så att den går smidigare vid årsskiftet.

Om verksamheten hanterar kontanter behöver kassan stämmas av löpande, men november är ett bra tillfälle att göra en extra kontroll av att kassajournalen, kvitton och det bokförda saldot faktiskt överensstämmer. Diskrepanser som får ligga länge blir svårare att förklara ju längre tid som går, och Skatteverket ställer höga krav på ordning i kassaredovisningen för kontantbranscher.

Ta även fram anläggningsregistret och gå igenom det tillgång för tillgång. Stämmer avskrivningsplanerna fortfarande? Finns det inventarier eller maskiner som sålts, skrotats eller helt enkelt inte längre finns kvar i verksamheten men som fortfarande ligger kvar i registret? Att städa i anläggningsregistret innan årets sista avskrivningar bokförs sparar mycket tid i februari och ger en mer korrekt bild av bolagets tillgångar.

December: periodiseringar och sista skatteplaneringen

December handlar om att se till att kostnader och intäkter hamnar i rätt räkenskapsår. Gå igenom fakturor som avser nästa år men som betalas i december – till exempel försäkringar, hyror eller licenser som löper över årsskiftet – och periodisera dem korrekt. Samma sak gäller intäkter: har ni fakturerat för tjänster som egentligen ska utföras nästa år bör den delen av intäkten skjutas fram.

December är också sista chansen att göra medvetna val kring skatteplanering innan räkenskapsåret stängs. Är periodiseringsfond aktuellt för att jämna ut resultatet mellan år? Behöver du göra extra avsättningar till pensionsförsäkring för att optimera skatteutfallet? Dessa beslut måste fattas innan 31 december, så vänta inte till bokslutssamtalet i februari med att diskutera dem.

Se också över eventuella osäkra kundfordringar en sista gång och bokför kundförluster som blivit definitiva under året. Detsamma gäller garantiåtaganden eller tvister som kan behöva reserveras för i bokslutet – ju tidigare dessa är identifierade, desto lugnare blir årsskiftet.

Januari–februari: sammanställning och kvalitetskontroll

När räkenskapsåret är stängt återstår själva sammanställningsarbetet: fysisk lagerinventering ska vara klar och dokumenterad, kund- och leverantörsreskontror ska stämma exakt mot balansräkningen, och samtliga periodiseringar ska vara bokförda. Har du gjort grundarbetet under hösten blir denna fas mest en kontroll av att allt hänger ihop – inte ett detektivarbete för att hitta felaktigheter.

Detta är också tillfället att göra en avstämning mellan bokföringen och momsdeklarationerna för hela året, samt kontrollera att arbetsgivaravgifter och skatt på lönerna stämmer mot de kontrolluppgifter som ska lämnas in. Eventuella differenser är mycket lättare att förklara om du har koll på vad som hänt löpande under året än om du måste rekonstruera händelser flera månader senare.

Slutligen: boka tid med din redovisningskonsult i god tid, gärna redan i november eller december, istället för att vänta till dess att bokslutet ska lämnas in. Ett tidigt möte ger utrymme att diskutera oklarheter medan det fortfarande finns tid att agera, snarare än att upptäcka problem när tidsfristen redan andas i nacken.

Checklista att bocka av innan årsskiftet

Att ha en tydlig lista att arbeta efter gör hela processen enklare att hålla koll på, särskilt om flera personer i företaget är inblandade i ekonomiarbetet. Nedan är en sammanfattning av de viktigaste punkterna att gå igenom innan räkenskapsåret stängs.

• Stäm av kundreskontran och identifiera osäkra fordringar
• Stäm av leverantörsreskontran mot faktiska fakturor
• Gör en preliminär lagerinventering och notera inkurans
• Kontrollera kassaredovisningen mot bokfört saldo
• Gå igenom anläggningsregistret och rensa bort utrangerade tillgångar
• Periodisera kostnader och intäkter som löper över årsskiftet
• Fatta beslut om periodiseringsfond och pensionsavsättningar i tid
• Bokför kundförluster och eventuella reserveringar
• Stäm av moms och arbetsgivaravgifter mot bokföringen
• Boka möte med din redovisningskonsult innan december är slut

Ett bokslut behöver aldrig bli den stressiga, sista-minuten-uppgift som många företagare fruktar. Genom att sprida arbetet över hösten – stämma av reskontror i oktober, se över lager och anläggningar i november, och periodisera rätt i december – lägger du grunden för ett bokslut som går snabbt och stämmer redan från början. Om du vill ha hjälp att gå igenom just ditt företags siffror inför årsskiftet, eller vill lägga över hela bokslutsprocessen på någon annan, hör gärna av dig till oss på AJ Redovisningskonsult i Karlskrona. Vi hjälper dig hitta en lösning som passar just ditt företag, så att du kan gå in i det nya året med ordning på ekonomin.